Czym jest numer księgi wieczystej i dlaczego ma tak duże znaczenie?
Numer księgi wieczystej to oznaczenie konkretnej księgi prowadzonej dla określonej nieruchomości. Podczas gdy księgi wieczyste przeszły wiele transformacji - od opasłych tomów leżących w sądach po nowoczesne rejestry elektroniczne - sam identyfikator od zawsze pełnił kluczową rolę. Gdy znasz numer księgi wieczystej, możesz prześledzić historię danej nieruchomości, sprawdzić jej właścicieli, obciążenia hipoteczne czy wreszcie - kluczowe informacje kontaktowe.
Jeszcze do niedawna numer księgi wieczystej nie wywoływał wielkich emocji, traktowano go raczej jako standardowy fragment urzędowej dokumentacji. Problem pojawił się w chwili, gdy urzędy oraz różnego rodzaju serwisy zaczęły masowo publikować te numery w internecie. Kiedy do numeru księgi wieczystej dołożymy nowoczesne e-usługi Ministerstwa Sprawiedliwości, otrzymujemy prosty i szybki przepis na wydobycie istotnych szczegółów o właścicielu. Innymi słowy: wystarczy kilka kliknięć, by dowiedzieć się, kto jest właścicielem działki czy mieszkania, poznać jego pełne dane osobowe i sprawdzić, czy ma na karku hipotekę.
Tak więc numer księgi wieczystej może być porównany do klucza, który otwiera szeroko drzwi do prywatnej sfery życia właściciela nieruchomości. Dzisiaj, w erze powszechnej digitalizacji i wymiany informacji online, może się to okazać dużo bardziej niebezpieczne, niż w czasach, gdy trzeba było osobiście udać się do sądu i ręcznie przeglądać stos dokumentów.
Dlaczego NSA uznał numery ksiąg wieczystych za dane osobowe?
Perspektywa UODO i RODO
W opinii Prezesa UODO, zgodnej z definicją z art. 4 RODO, danymi osobowymi są "wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej". Numer księgi wieczystej pozwala na ustalenie tożsamości konkretnej osoby fizycznej, o ile taka osoba widnieje w księdze jako właściciel (na przykład Jan Kowalski). Ponieważ ustalenie właściciela jest w gruncie rzeczy proste - wystarczy zajrzeć do internetowego systemu ksiąg wieczystych - to numer księgi jest identyfikatorem, który pośrednio umożliwia odkrycie danych osobowych.
Właśnie ta możliwość zidentyfikowania właściciela sprawia, że numer księgi wieczystej zalicza się do danych osobowych. To jednak nie wszystko. Dzięki ujawnieniu numeru mamy potencjalnie dostęp do całego wachlarza informacji: imion, nazwisk, numerów PESEL i adresów nieruchomości, a także szczegółów o hipotekach czy wierzytelnościach. W taki właśnie sposób - zdaniem UODO - numer księgi staje się przepustką do świata danych osobowych, chronionych przez RODO.
Wyrok NSA z 28 stycznia 2025 roku
Spór między UODO a byłym Głównym Geodetą Kraju rozgorzał, kiedy ten ostatni upublicznił w serwisie Geoportal2 numery ksiąg wieczystych bez stosownego upoważnienia. Według UODO było to naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych, za co nałożono na GGK w 2020 roku administracyjną karę pieniężną w wysokości 100 tys. zł.
Główny Geodeta Kraju nie zgodził się z tą decyzją i wytoczył sprawę w Wojewódzkim Sądzie Administracyjnym w Warszawie. WSA w wyroku z 5 maja 2021 roku podtrzymał jednak stanowisko UODO, stwierdzając, że numer księgi wieczystej to dana osobowa. I tu nie koniec. Gdy GGK wniósł skargę kasacyjną, sprawa znalazła swój finał w Naczelnym Sądzie Administracyjnym. Dnia 28 stycznia 2025 roku NSA odrzucił kasację, dając wyraźny sygnał, że numery ksiąg wieczystych należy traktować z należytą ostrożnością i chronić.
Z wyroku tego płynie czytelny przekaz: "To kończy dyskusję na temat numerów ksiąg wieczystych i nikt nie powinien mieć już wątpliwości, że stanowią one dane osobowe w rozumieniu art. 4 RODO" - podkreślił Mirosław Wróblewski, prezes UODO.
Konsekwencje prawne i finansowe
Odrzucenie kasacji przez NSA i potwierdzenie stanowiska UODO niosą za sobą wiele skutków praktycznych. Przede wszystkim:
- Publikowanie numerów ksiąg wieczystych przez urzędy, firmy czy instytucje, bez stosownej podstawy prawnej, jest niezgodne z RODO.
- Za nieuprawnione udostępnianie danych grożą administracyjne kary pieniężne - w skrajnym przypadku sięgające 20 milionów euro lub do 4% całkowitego rocznego obrotu przedsiębiorstwa.
- Administratorzy serwisów internetowych oraz platform gromadzących informacje o nieruchomościach muszą liczyć się z koniecznością wprowadzenia zabezpieczeń i ograniczeń dostępu do tych danych.
- Nałożona w 2020 roku kara w wysokości 100 tys. zł na byłego GGK okazała się zasadna i stanowi przestrogę dla innych podmiotów, które lekceważą zasady ochrony danych osobowych.
Jak postępować z numerami ksiąg wieczystych w praktyce?
W teorii sprawa może się wydawać skomplikowana, ale w praktyce możesz zabezpieczyć się przed ryzykiem naruszeń, wprowadzając kilka przemyślanych działań. To swoisty "plan instalacji" świadomości prawnej i organizacyjnej, którego wdrożenie pozwoli ci spać spokojnie:
Po pierwsze, pamiętaj, że wszelkie udostępnianie numerów ksiąg wieczystych osobom trzecim wymaga podstawy prawnej lub zgody osoby, której dane dotyczą. Jeśli działasz w urzędzie, musisz zapewnić, że publikowanie numeru w BIP czy innym serwisie ma wyraźne umocowanie w przepisach. Jeżeli pracujesz w firmie deweloperskiej czy biurze nieruchomości - zawsze rozważ, czy udostępnianie numeru jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy.
Po drugie, trzymaj rękę na pulsie, jeśli chodzi o systemy elektroniczne. Jeżeli prowadzisz portal internetowy (na przykład o charakterze informacyjnym czy geodezyjnym), upewnij się, że nie publikujesz numerów ksiąg wieczystych w sposób dostępny dla wszystkich. Może wydawać się, że to tylko ciąg znaków, ale - jak pokazuje wyrok NSA - to klucz do ogromnej bazy wrażliwych danych.
Po trzecie, pamiętaj o zabezpieczeniach technicznych i organizacyjnych. Jeśli prowadzisz rejestr nieruchomości, stosuj odpowiednie szyfrowanie, przemyślaną politykę dostępu do danych (np. role i uprawnienia w systemie), a także edukuj pracowników w zakresie przepisów o ochronie danych osobowych. Wiele wycieków spowodowanych jest czynnikiem ludzkim - co oznacza, że niewystarczająco przeszkolony pracownik może po prostu nieświadomie udostępnić takie numery na zewnątrz.
Źródło: https://uodo.gov.pl/pl/138/3533
Fot. otwierająca: Adobe Stock
Skomentuj
